Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Autosuma y funciones más frecuentes
Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...
Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.
Insertar Función
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.
O bien hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2013 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y, a continuación, haciendo clic sobre el botón ir. De esta forma, no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:; esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que hayamos elegido. En nuestro caso se eligió la funciónSUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botónpara que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo; a continuación, seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y, sin soltar el botón, arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3, la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones. Por ejemplo, la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente. Después, realizará la suma, obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función. De esta forma, podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir, coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y, a partir de ahí, empieza a contar. En las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
AHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales
AÑO
Convierte un número de serie en un valor de año
DIA
Convierte un número de serie en un valor de día del mes
DIA.LAB
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables
DIA.LAB.INTL
Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos días son días de fin de semana
DIAS.LAB
Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas
DIAS360
Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días
DIASEM
Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
FECHA
Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
FECHA.MES
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FECHANUMERO
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
FIN.MES
Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado
FRAC.AÑO
Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
HORA
Convierte un número de serie en un valor de hora
HOY
Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
MES
Convierte un número de serie en un valor de mes
MINUTO
Convierte un número de serie en un valor de minuto
NSHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada
NUM.DE.SEMANA
Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año
SEGUNDO
Convierte un número de serie en un valor de segundo
HORANUMERO
Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
CARACTER
Devuelve el carácter especificado por el número de código
CODIGO
Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto
CONCATENAR
Concatena varios elementos de texto en uno solo
DECIMAL
Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
DERECHA, DERECHAB
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
ENCONTRAR, ENCONTRARB
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)
EXTRAE, EXTRAEB
Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique
HALLAR, HALLARB
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas)
IGUAL
Comprueba si dos valores de texto son idénticos
IZQUIERDA, IZQUIERDAB
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO, LARGOB
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
LIMPIAR
Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
MAYUSC / MINUSC
Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente
MONEDA
Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
NOMPROPIO
Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR, REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto
REPETIR
Repite el texto un número determinado de veces
SUSTITUIR
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
T
Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una cadena vacía
TEXTO
Convierte un valor en texto, con un formato de número específico
TEXTOBAHT
Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda. Cuando queremos encontrar alguna información de algo, no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, sino que realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico; si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante... Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos. Por eso, buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Excel para realizar búsquedas:
AREAS
Devuelve el número de áreas de una referencia
BUSCAR
Busca valores de un vector o una matriz
BUSCARH
Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
BUSCARV
Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda
COINCIDIR
Busca valores de una referencia o matriz
COLUMNA
Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS
Devuelve el número de columnas de una referencia
DESREF
Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada
DIRECCION
Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo
ELEGIR
Elige un valor de una lista de valores
FILA
Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS
Devuelve el número de filas de una referencia
HIPERVINCULO
Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet
IMPORTARDATOSDINAMICOS
Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica
INDICE
Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz
INDIRECTO
Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
TRANSPONER
Devuelve la transposición de una matriz
Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros. Ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
AMORTIZ.LIN
Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables
AMORTIZ.PROGRE
Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización
CUPON.DIAS
Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L1
Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L2
Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón
CUPON.FECHA.L1
Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación
CUPON.FECHA.L2
Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación
CUPON.NUM
Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento
DB
Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo
DDB
Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique
DVS
Devuelve la amortización de un bien durante un período especificado usando el método de amortización acelerada con una tasa doble y según el coeficiente que se especifique.
DURACION
Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico
INT.ACUM
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos
INT.ACUM.V
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento
INT.EFECTIVO
Devuelve la tasa de interés anual efectiva
INT.PAGO.DIR
Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión. Esta función se incluye para proporcionar compatibilidad con Lotus 1-2-3.
MONEDA.DEC
Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal
MONEDA.FRAC
Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria
NPER
Devuelve el número de pagos de una inversión, basada en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante.
PAGO.INT.ENTRE
Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos
PAGO.PRINC.ENTRE
Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos
PAGOINT
Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado
PAGOPRIN
Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada, basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante.
SYD
Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico.
TASA
Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión.
TASA.DESC
Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
TASA.INT
Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil
TIR
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo.
TIRM
Devuelve la tasa interna de retorno modificada, para una serie de flujos periódicos, considerando costo de la inversión e interés al volver a invertir el efectivo.
VA
Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectúan en el futuro.
VF
Devuelve el valor futuro de una inversión
VF.PLAN
Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto
VNA
Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros.
Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
- Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS
Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO
Devuelve un número entre 0 y 1
COMBINAT
Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos
COS
Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
EXP
Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
FACT
Devuelve el factorial de un número
NUMERO.ROMANO
Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano
PI
Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA
Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
PRODUCTO
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos
RAIZ
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
RESIDUO
Devuelve el resto de la división
MEDIA.ARMO
Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos
MAX
Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA
Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA
Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIO
Devuelve la media aritmética de la lista de valores
VAR
Devuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR
Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR
Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
FALSO
Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO
Devuelve el valor lógico Verdadero
SI
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
NO
Invierte el valor lógico proporcionado
Y
Comprueba si todos los valores son verdaderos
O
Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO
ESBLANCO
Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR
Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO
Comprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTO
Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO
Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO
Comprueba si un valor es de tipo numérico
TIPO
Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor
Bibliografía
